La fin d’année et la préparation de l’année à venir nécessitent de s’arrêter sur des dispositions en cours et /ou à renouveler : un bilan et un programme prévisionnel s’imposent dans certains cas ainsi que le cas échéant une actualisation de certaines questions.
Quelles initiatives prendre ?
Le temps de travail (01) et par voie de conséquence la rémunération (02) demeurent les préoccupations essentielles et plus globalement la prévention des risques liés à la santé (03).
01 | Le temps de travail
L’examen de l’aménagement du temps de travail permet de régler la question de sa durée. Quelques explications sont nécessaires.
1/ La durée du travail de 35 h n’est pas incontournable sauf qu’au delà il y a heure supplémentaire si le temps de travail dépasse 35 h sur une semaine ce qui génère des coûts qu’il faut appréhender
2/ Pour éviter cette conséquence il faut cesser d’apprécier le temps de travail sur la semaine; Une appréciation pluri-hebdomadaire allant jusqu’à l’année est possible soit unilatéralement soit par accord collectif :
- unilatéralement : la répartition du temps de travail sur 9 semaines (dans les entreprises de moins de 50 salariés ) ou sur 4 semaines au-delà de cet effectif peut se mettre en place sans accord collectif ou sans accord avec le salarié pris individuellement.
C’est au-delà de la moyenne de 35 heures sur la période définie qu’il y a application des majorations.
- un accord collectif est par contre requis quand il s’agit d’organiser une annualisation du temps de travail : l’accord peut être celui issu de la convention collective, il peut s’agir aussi d’un accord d’entreprise à conclure avec, selon l’effectif, la représentation syndicale ou élue du personnel ou par référendum. Cet accord est requis par exemple pour compenser les heures excédant 35 H par des JRTT ou pour organiser un calcul à l’année du temps de travail qu’il s’exprime en jours ou en heures ou pour organiser sur l’année la compensation des heures excédant 35 h afin de ne pas dépasser une durée moyenne de 35 H.
3/ C’est ce qu’on appelle l’aménagement du temps qui nécessite de faire un bilan à la fin de l’année, soit l’année civile soit à la fin d’une période de douze mois.
NB: Pour 2021 c’est le moment de s’en préoccuper, d’où la présente alerte : quelle sera de façon prévisionnelle la durée du travail à la fin de l’année ? Si le volume d’activité le permet ne faut-il pas augmenter ou réduire les durées du travail du dernier trimestre afin de demeurer dans les limites de temps fixées ?
Rappelons que si la durée moyenne au terme des 12 mois excède 1607 heures (jour de solidarité compris) voire moins selon les accords collectifs ou usages appliqués, il faudra payer en heures majorées cet excédent ou le convertir en repos majoré à prendre.
Si autre exemple le salarié n’a pas pu prendre “ses JRTT” il va falloir réorganiser son temps pour qu’il demeure dans cette approche annuelle : le défaut de prise de la totalité des JRTT augmente le temps de travail sur l’année avec comme conséquence une durée annuelle supérieure au seuil de déclenchement des heures supplémentaires.
Si encore autre exemple le forfait annuel convenu, en heures ou en jours est susceptible d’être dépassé, il va falloir se mettre d’accord sur le volume de ces dépassements et le salaire correspondant : il faut un avenant écrit accepté par les deux parties pour définir le principe de l’augmentation du temps et le salaire majoré correspondant. Cet avenant ne sera valable que pour la période annuelle actuelle.
4 / Ces précisions valent pour 2021. Et 2022 ?
L’application des mêmes dispositions peut se poursuivre : il faudra programmer le temps de travail et surtout les temps de repos. En effet il y a non seulement les jours de repos liés aux heures excédant 35 H mail il y a aussi les jours de congés annuels.
Ceux-ci doivent avoir été soldés d’ici le 30 avril 2022 sauf exceptions : les congés d’hiver et du printemps à venir doivent être fixés un mois à l’avance minimum pour prévenir toute
difficulté.
Si des impossibilités devaient être constatées autant le savoir : les derniers mois perturbés à cause de COVID n’ont rien changé : les 5 semaines sont à prendre même si le personnel
a connu des périodes de chômage partiel sur les derniers mois .
Mieux il y a aussi les jours supplémentaires liés au fractionnement (1 ou 2 jours ) selon que le salarié utilise (en dehors de la 5ème semaine) au moins 3 jours ou au moins 6 jours sur la période dite d’hiver .
02 | La rémunération
Cette question se pose avec plusieurs approches .
1/ L’évolution du salaire de base : y aura t il augmentation collective des salaires ? pour l’ensemble du personnel toutes catégories confondues ou selon les catégories ? Certaines personnes seront elles privées d’augmentation ? il faut adapter la rédaction de la note de service en conséquence. Bien que le SMIC soit indexé sur le coût de la vie , l’indexation des salaires sur le SMIC ou sur l’indice INSEE est interdite : or l’ETAT notamment semble l’oublier ! . En l’absence d’organisation syndicale dans l’entreprise , une note de service suffira pour officialiser la décision unilatérale du Chef d’entreprise .
2/ Les primes liées à des objectifs : ne pas définir les objectifs annuels avant le début d’année c’est s’exposer à un paiement de la totalité de la prime si cette situation n’a pu être régularisée . Par ailleurs il faut faire en sorte que les objectifs soient réalistes et acceptés par le salarié . Il faut prévoir aussi l’hypothèse des absences et départs en cours d’année : y a t il versement de la prime ?
3 / L’épargne salariale : si l’employeur veut conclure un accord d’intéressement avec un calcul annuel il faut le conclure avant la fin du premier semestre . On peut désormais conclure un accord d’intéressement aussi bien pour 1 , 2 ou 3 ans . De plus on peut ajouter un Plan d’Epargne Entreprise qui permettra d’exonérer d’impôt les versements issus de l’intéressement placés dans le plan d’épargne .
4/ La prime PEPA ? La reconduction du dispositif permet un versement en une ou plusieurs fois d’ici mars 2022 avec le bénéfice des exonérations sociales et fiscales dans les conditions déjà connues au titre de 2020 .
03 | Les risques liés à la santé
Cela concerne les contrats passés par l’entreprise avec une institution de prévoyance, une mutuelle ou une compagnie d’assurance pour assurer des remboursements en matière de frais médicaux, pharmaceutiques, etc. ou pour couvrir une prolongation du complément de salaire en cas de maladie ou accident ou prévoir un capital en cas de décès.
Les contrats conclus doivent être collectifs et obligatoires pour le personnel (sauf les cas de dispense prévus par la loi) ce qui permet d’éviter que la cotisation versée par l’entreprise soit assujettie aux cotisations sociales comme complément de salaire. Il est important de s’assurer que les personnes ayant pu bénéficier d’une dispense sur justificatifs continuent de remplir les conditions de cette dispense pour l’année à venir. A défaut l’URSSAF pourrait considérer que le caractère obligatoire n’est plus respecté et remettre en cause l’exonération sociale évoquée ci-dessus.
En outre, le recours massif à l’activité partielle du fait de COVID a mis en lumière la question de la suspension ou du maintien des garanties en cas d’absence. En cas d’absence du salarié, payée totalement ou partiellement par l’employeur, il y a maintien des cotisations sur le salaire versé et maintien des prestations. Cette règle s’applique aussi si le salaire est maintenu totalement ou partiellement par l’intermédiaire d’un organisme assureur : c’est logique car l’employeur participe au financement des prestations.
La question s’est posée avec le recours à l’activité partielle du fait de COVID : le salaire a été maintenu en partie par le recours au financement public. Il a fallu des instructions ministérielles et une loi pour compléter les dispositifs s’agissant des contrats santé et prévoyance.
En considération de ces éléments il faut vérifier le contenu des contrats conclus avec les assureurs quel que soit leur statut sur l’application des garanties en cas d’absence non rémunérée, par exemple en cas de congé parental d’éducation.
Par ailleurs il faut aussi s’assurer du maintien du caractère collectif : les salariés qui disposent d’une dispense sur justificatif remplissent ils encore les conditions pour cette dispense ?
NB: Ce point est essentiel pour éviter que l’URSSAF ne vienne remettre en cause l’exonération des cotisations.
Enfin, rappelons que toute évolution des garanties doit faire l’objet d’une communication au personnel et qu’il faut conserver la trace de cette information individuelle à chaque salarié lorsque les garanties résultent d’une Décision Unilatérale de l’Employeur.
Conclusion
Votre agenda social peut encore comporter d’autres points de vigilance : les échéances des contrats à durée déterminée par exemple s’il faut envisager le renouvellement.
La nouvelle année entraîne aussi des évolutions de cotisations sociales, par exemple celle relative à la tarification accidents du travail : est-elle vérifiée annuellement au niveau du classement du risque par exemple ?
Enfin, malgré les idées reçues sur la notion d’avantages acquis, le statut du personnel suppose d’en faire un examen régulièrement pour définir si selon la source à l’origine des avantages il y aurait possibilité d’une révision voire d’une dénonciation.
Les experts INELYS vous accompagnent sur ces différents points.
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